Kinh doanh thời Covid-19: Hiểu về BCP – “bí kíp” sinh tồn trong khủng hoảng được giới CEO nhắc đến nhiều nhất, khi CEO quản lý từ xa, còn nhân viên ở nhà cũng không lơ là công việc!

BCP là viết tắt của từ Business Continuity Plan – Kế hoạch đảm bảo kinh doanh không gián đoạn – một thuật ngữ được giới C-Levels nhắc đến khá nhiều trong bối cảnh Covid-19 diễn biến khó lường tới mức Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) công bố là đại dịch như hiện nay.

Để hiểu rõ hơn về BCP, chúng tôi xin trích lại nội dung trao đổi với bà Nguyễn Thu Trang – Giám đốc Dịch vụ Tuyển dụng và Tư vấn Nhân sự, Tập đoàn ManpowerGroup Việt Nam. ManpowerGroup là một trong những công ty cung cấp giải pháp nhân sự hàng đầu thế giới có trụ sở tại Hoa Kỳ, với lịch sử 72 năm hoạt động tại 80 thị trường toàn cầu, mã niêm yết chứng khoán New York MAN.

BCP là gì?

BCP (Business Continuity Plan) là kế hoạch ứng phó nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, giúp ĐẢM BẢO AN TOÀN CAO NHẤT cho nhân viên, khách hàng, đối tác khi có những rủi ro bất chợt như thiên tai, dịch bệnh… Đồng thời giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Triển khai BCP trong doanh nghiệp thế nào cho hiệu quả?

Một ủy ban BCP hiệu quả nên bao gồm các nhóm lãnh đạo cấp cao với vai trò cụ thể như sau:

– Chủ tịch (BCP Chairman): chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch ứng phó sát với tình hình thực tế.

– Đội Phản ứng nhanh (Contingency Team): lên kế hoạch ứng phó, hướng dẫn cụ thể cho các bộ phận, cập nhật thông tin về diễn biến của dịch bệnh trong và ngoài nước, áp dụng các biện pháp dịch tễ hữu hiệu theo hướng dẫn của WHO và Bộ Y Tế, sắp xếp việc triển khai những chính sách ứng phó kịp thời đối với tình hình hoạt động kinh doanh (ví dụ: làm việc ở nhà, tách nhóm làm việc khi cần để hạn chế rủi ro,…).

– Đội Ứng phó khẩn cấp và truyền thông (Emergency Response and Communication Team): là đầu mối liên lạc khi nhân viên báo cáo về tình hình dịch bệnh, lên kế hoạch và triển khai việc truyền thông trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp,…

– Đội kỹ thuật và IT (IT Technical Services Team): quản lý và đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật kịp thời đối với hoạt động kinh doanh và hoạt động của ủy ban BCP, lên kế hoạch chuẩn bị thiết bị cho nhân viên làm việc tại nhà,….

Do đặc tính của mỗi ngành nghề khác nhau nên BCP cũng sẽ khác nhau. Tại ManpowerGroup Việt Nam, để triển khai BCP thành công, chúng tôi đã thành lập ủy ban BCP với các thành viên là các quản lý cấp cao trong doanh nghiệp.

BCP bao gồm một chuỗi hành động, trong đó có việc cho phép nhân viên làm việc online. Phương thức này có làm giảm hiệu suất công việc?

Theo nghiên cứu What Workers Want – Người Lao Động Quan Tâm Gì vừa ra mắt của tập đoàn ManpowerGroup, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp cân nhắc các chế độ làm việc linh hoạt cho nhân viên, như làm việc tại nhà (work from home), làm việc từ xa (work from wherever),… vì đây là mong muốn của hầu hết các thế hệ người lao động (từ thế hệ Z – sinh sau năm 1995 đến thế hệ Y – thế hệ sinh sau năm 84).

Theo nghiên cứu trên, thu nhập cao, sự linh hoạt trong công việc và công việc nhiều thử thách là các yếu tố chính thu hút và giữ chân người lao động. Làm việc online, hay còn gọi là làm việc trực tuyến, từ xa cũng là hình thức quen thuộc đối với các nước phát triển trên toàn cầu.

Về chủ đề này, có thể nói ManpowerGroup Việt Nam là công ty có chế độ làm việc rất linh hoạt và luôn khuyến khích nhân viên sáng tạo trong công việc. Tuần làm việc đầu tiên ngay sau Tết chúng tôi đã áp dụng phương thức làm việc từ xa và nhận được những phản hồi tích cực về hiệu quả làm việc. Điều này cho thấy khi người lao động được linh hoạt hơn trong cách thức làm việc, họ sẽ rất trân trọng và đó chính là một trong các yếu tố quan trọng giúp vượt qua khủng hoảng nếu tình huống không mong muốn đó xảy ra.

Còn quan ngại về việc nhân sự thiếu tự giác, chủ động…?

Như đã đề cập ở trên, khảo sát của chúng tôi cho thấy thế hệ Y, Z có nhu cầu làm việc từ xa Chúng ta nói câu chuyện sợ người lao động liệu có tự giác làm việc hay không, nhưng nếu các công ty vẫn trả chế độ đãi ngộ tốt cộng thêm cơ chế làm việc linh hoạt, người lao động sẽ tự ý thức làm việc nghiêm túc vì thực sự trong tình hình dịch bệnh hiện nay, bản thân người lao động cũng rất sợ mất việc.

Về phía doanh nghiệp, tôi cho rằng điều cần thiết là phải xây dựng một hệ thống quản lý báo cáo chi tiết đến từng cá nhân cũng như hệ thống đo lường hiệu quả làm việc (KPI) của mỗi cá nhân. Nếu áp dụng đúng thì đây là phương thức làm việc hiệu quả mà vẫn giảm được chi phí cố định.

Nói như vậy không có nghĩa là người lao động nên làm việc từ xa toàn thời gian, lãnh đạo doanh nghiệp nên tạo điều kiện để trong những thời điểm phù hợp nhân viên có thể thay đổi địa điểm làm việc (làm tại nhà, tại quán café, tại một không gian làm việc chung,…) để tạo sự thay đổi tích cực, khuyến khích họ làm việc hiệu quả hơn. Vai trò của người quản lý ở đây cũng rất quan trọng, bởi sự hiện diện đơn thuần nơi công sở chưa đảm bảo được hiệu quả làm việc.

Về phía người lao động, tôi cho rằng một trong những rào cản lớn nhất là họ cần phải học được tác phong tự chủ và khả năng tự giác. Người lao động cần biết cách chủ động giải quyết vấn đề. Đây là lúc khả năng học hỏi (learnability) cần được phát huy để người lao động luôn ở thế chủ động trong mọi tình huống. Trên thực tế, hình thức làm việc từ xa không phù hợp với mọi đối tượng, nên doanh nghiệp cần cân nhắc đối tượng phù hợp khi áp dụng hình thức này để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Những ngành sản xuất, bán lẻ, ngân hàng… đòi hỏi có sự hiện diện của con người, có thể ứng dụng phương thức này?

Những ngành nói trên đã áp dụng công nghệ vào các dịch vụ đối với khách hàng từ trước khi dịch bệnh xuất hiện.

Đợt dịch này càng khiến cho doanh nghiệp phải sáng tạo đổi mới hơn nữa để nghĩ ra những phương thức kinh doanh hiệu quả. Theo tôi, các ngành đòi hỏi sự hiện diện của con người nói riêng và các ngành nghề nói chung đều có thể áp dụng phương thức làm việc linh hoạt. Như đã chia sẻ ở trên, điều doanh nghiệp cần làm là xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả và cân nhắc áp dụng cho nhân viên/bộ phận phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị bản kế hoạch ứng phó (BCP hay Business Continuity Plan) để đảm bảo công việc sản xuất kinh doanh cũng như quản lý các nguồn lực (bao gồm con người) không bị gián đoạn trước những sự cố bất khả kháng như đợt dịch Covid-19 lần này.

Điều quan trọng là cần đảm bảo sự an toàn cho tất cả mọi người và trong mọi trường hợp doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và hướng dẫn của Bộ Y tế/WHO.