Chuyên gia chỉ cách tìm diệt 8 “con virus lãng phí” trong doanh nghiệp giữa mùa Covid: Đi từng bộ phận, gõ từng quá trình, rà từng bước hoạt động!

Tình hình đại dịch Covid-19 diễn biến khó lường, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kinh tế thế giới. Trước diễn biến này, tổ chức Thương mại Thế giới WTO cảnh báo thương mại toàn cầu đang kiệt quệ do những tác động từ đại dịch Covid-19 và có thể đi theo chiều hướng sụp đổ kinh tế nghiêm trọng như đã từng diễn ra trong thời kỳ Đại suy thoái những năm 1930. Ngay cả với kịch bản lạc quan nhất cho năm 2020 thì thương mại toàn cầu vẫn sẽ sụt giảm 13%, lớn hơn cả giai đoạn suy thoái kinh tế 2008-2009 bắt nguồn từ khủng hoảng tài chính.

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang lao đao vừa tìm cách để vận hành doanh nghiệp khi xã hội giãn cách, vừa tìm cách cắt giảm chi phí để gắng gượng qua giai đoạn khó khăn. Tuy nhiên, để có thể thoát được tình trạng này, các doanh nghiệp cần nắm vững phương pháp cắt giảm cũng như phân bổ chi phí để cắt đúng, cắt trúng.

Theo Báo cáo đánh giá tác động của Covid-19 đến nền kinh tế và các khuyến nghị chính sách của Đại học Kinh tế Quốc Dân, chi phí nhân công lao động đang là gánh nặng lớn nhất của 34,5% doanh nghiệp dưới tác động của dịch Covid -19. Tiếp theo là khoản chi trả lãi vay ngân hàng (25%), chi phí hoạt động thường xuyên (20,6%), chi phí thuê mặt bằng (17,9%).

Như vậy, để tồn tại và vượt qua giai đoạn khủng hoảng Covid-19, các doanh nghiệp cần tập trung cắt giảm chi phí

Hãy xem công thức sau: Doanh thu – Chi phí = Lợi nhuận (Ví dụ: 10.000 – 9.000 = 1.000 đ)

Kịch bản 1: Tăng doanh thu 90%, đương nhiên chi phí không tăng chính xác đúng 90%, mà có sai lệch chút ít. Để dễ hình dung, ta lấy chi phí cũng tăng gần 90%: 19.000 – 17.100 = 1.900 đ

Kịch bản 2: Giảm chi phí 10%, giữ nguyên doanh thu: 10.000 – 8.100 = 1.900 đ. Như vậy có thể thấy, giảm 10% chi phí hiệu quả bằng tăng 90% doanh thu.

Giai đoạn khủng hoảng Covid-19, việc tăng doanh thu 90% là không thể, nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể cắt giảm chi phí. Không tập trung cắt giảm, tối ưu hóa chi phí thì rất khó có thể vượt qua giai đoạn khủng hoảng này.

Phân loại 4 nhóm nhân viên

Chi phí là tiền, nguồn lực, sức lực, tiền bạc, thời gian, trí tuệ của đội ngũ doanh nghiệp.

Có 2 loại:

• Chi phí tạo ra giá trị, gọi là đầu tư.

• Chi phí bỏ ra mà không mang lại giá trị, gọi là lãng phí.

Chúng ta tập trung cắt giảm những phần lãng phí.

Dựa vào các giá trị cốt lõi và năng lực cốt lõi của công ty, thực hiện đánh giá phân loại nhân viên vào 04 nhóm:

• Nhóm 1: Đúng người – Đúng vị trí

• Nhóm 2: Đúng người – Sai vị trí

• Nhóm 3: Sai người – Đúng vị trí

• Nhóm 4: Sai người – Sai vị trí

Đúng người có nghĩa là người có thái độ, tính cách phù hợp với văn hóa của Công ty. Đúng vị trí có nghĩa là người có đủ năng lực để thực hiện công việc được giao. Như vậy, nhóm 1 và nhóm 2 là “nhân tài”. Nhóm 3 và nhóm 4 là “nhân tai”.

Nhóm 4 không phải là người kém, mà chỉ là họ không phù hợp với bối cảnh của công ty. Nếu không cắt bỏ thì công ty không thể phát triển.

Một chủ doanh nghiệp từng chia sẻ với tôi: “Đây là đứa cháu, quản lý kém nhưng nếu cắt giảm nó không biết sống thế nào”.

Theo tôi, càng để họ trong doanh nghiệp là hại công ty và làm hại chính người đó. Để họ ra ngoài để nỗ lực phát triển lại là cứu họ. Nên con cháu, người thân hoặc người đi với mình từ đầu mà sau đó không phát triển kịp với nhu cầu phát triển của công ty, chúng ta vẫn cần cắt giảm.

Chính tôi đã từng thực hiện cắt giảm 02 người là người thân: Người 1 là thạc sĩ: Văn hóa công ty là đúng giờ và chăm chỉ, nhưng người đó đến công ty 10 giờ sáng và ở lại trễ, làm thì chậm. Người thứ 2 trình độ lớp 4, làm việc rất xao nhãng, lười biếng. Nếu để lại sẽ nguy hiểm cho Công ty, 1 trái táo thối cả rổ sẽ thối.

Sau khi cắt xong, người thạc sĩ sau khi lăn ra đời đã là giám đốc 1 công ty ở Singapore. Người thứ 2 sau khi ra khỏi công ty thành chủ shop, thu nhập tăng 80 lần so với trước. Tôi cho rằng, họ không chết đói, tôi từng chứng kiến các đợt cắt giảm biên chế, không ai chết mà ngày càng khỏe.

Với nhân lực thuộc nhóm 3: Nhóm này cực nguy hại. Người dốt phá thì không bằng người giỏi phá. Tôi tư vấn 987 doanh nghiệp, phát hiện nhiều doanh nghiệp bị thiệt hại nặng bởi nhóm 3.

Một công ty thực phẩm có trưởng phòng R&D. Ở nhà anh ta, có công ty sản xuất đúng sản phẩm đó mà công ty không hề biết. Công ty đầu tư nghiên cứu sản phẩm mới bỏ chi phí rất nhiều tiền, sản phẩm mới nào có khả năng thành công thì anh trưởng phòng đó lấy đem về công ty riêng của mình để sản xuất trước, hớt tay trên công ty thực phẩm kia.

Còn một giám đốc sản xuất được TGĐ giao đủ quyền hành. Hợp đồng nào ngon, anh đẩy hết vào công ty nhà. Hợp đồng nào khó thì đẩy vào Công ty ông ta công tác.

Nhưng việc cắt giảm những đối tượng đó cũng không hề dễ dàng, để xác định cần biết cách đánh giá và phân loại, chúng tôi có chương trình coaching, cắt giảm nhân sự để tránh tình trạng bị sốc.

Nguyên tắc giúp tìm 8 “con virus lãng phí”

Hãy đưa những người nhóm 1 và nhóm 2 vào ban cải tiến để cùng xắn tay áo, tìm kiếm và cắt giảm những chi phí lãng phí.

Có 08 loại lãng phí cần cắt giảm, viết tắt là DOWNTIME

(1) D: Defect / Sai hỏng / Sai lỗi / Không phù hợp

(2) O: Over / Quá nhiều

(3) W: Wait / Chờ đợi

(4) N: Not use talent / Không sử dụng tài năng

(5) T: Transportation / Vận chuyển

(6) I: Inventory / Tồn kho / Tồn trữ

(7) M: Motion / Thao tác thừa

(8) E: Exceed processing / Xử lý quá mức cần thiết

Đây là 8 con virus lãng phí. Hãy nhìn vào quá trình, hoạt động của từng phòng ban xem từng chữ nó cụ thể thế nào. Liệt kê cụ thể và thực hiện cắt giảm. Nhớ phải cụ thể.

Một GS người Mỹ giảng dạy tại một trường học ở Floria, ông thực hiện khảo nghiệm, chia nhóm học trò thành 2 nhóm, dạy kỹ thuật chụp ảnh. Nhóm 1 được yêu cầu nộp càng nhiều ảnh thì điểm càng cao. Nhóm 2 được yêu cầu tập trung vào chất lượng: 1 ảnh cũng được, miễn sao có hồn nhất

Sau khóa học 3 tháng. Ảnh tuyệt vời nhất thuộc về Nhóm 1. Từ đó, ông kết luận: Nhóm 1 do chụp liên tục, hành động liên tục và cải tiến liên tục. Nhóm 2 suy nghĩ nhiều, ít hành động. Do vậy, có hành động thì tạo kết quả, cần hoàn thành trước, hoàn hảo sau.

Cái gì thấy tốt nhất là làm ngay. Hành động chứ đừng tập trung quá nhiều vào suy nghĩ, chẳng tạo ra kết quả gì ngay đâu

Vậy ngay từ bây giờ, hãy bắt tay vào phát hiện và loại bỏ lãng phí nhằm cắt giảm hiệu quả chi phí tại nơi làm việc, tại hiện trường công ty.

Nhớ nguyên tắc tam hiện: “Hiện trường” – đến tận nơi; “Hiện vật” – xem điều gì, sự vật gì đang xảy ra vấn đề liên quan 8 con virus lãng phí; “Hiện thực” – thực tế, hiện 8 con vius lãng phí này đang xảy ra như thế nào, bởi “Trăm nghe không bằng mắt thấy”.

Chúng tôi tư vấn một doanh nghiệp cung cấp suất ăn công nghiệp: 80.000 suất/ngày. TGĐ đề nghị mọi người cố gắng cải tiến giảm chi phí. Các cán bộ đều nói 7 năm nay chúng ta đã cải tiến và kiểm soát rất tốt các định mức rồi. Sau đó, chuyên gia tư vấn của chúng tôi đi cùng với TGĐ từ công đoạn đầu tiên đến công đoạn cuối cùng, kể cả công đoạn phục vụ tại nơi của khách hàng. Khi tới hiện trường nhà ăn của khách hàng, chúng tôi phát hiện 80% khay ăn đều còn thừa lại cơm, nhân viên thu về, gom lại và đem bán cho nơi thu gom làm thức ăn gia súc. Thế là sau khi phân tích hiện trường tại 3 nơi nhà ăn của khách hàng đều có hiện tượng cơm thừa. TGĐ và chúng tôi đã cắt giảm định mức gạo bớt đi 20g/ 1 suất. Do đó, công ty này có lợi ích: Tiết kiệm 20g/1 suất X 80.000 suất/ngày X 300 ngày/1 năm = 480.000 kg/năm X 15.000 đ/kg = 7,2 tỷ.

Trước khi cải tiến, nhân viên phải xúc cơm sẵn cho vào từng suất ăn. Nhưng lúc này để người ăn tự xúc theo nhu cầu, đỡ mất thời gian, bớt thời gian dọn, giảm bớt người phục vụ. Đây chỉ là cải tiến nhỏ, chỉ cần đi hiện trường là thấy nhiều lắm.

Để thoát khỏi khủng hoảng, các doanh nghiệp hãy học tập chiến dịch chống Covid- 19 rất thành công của Việt Nam. Rất nhiều bài học để mà học. Điển hình Chính phủ yêu cầu “Đi từng ngõ, gõ từng nhà, rà từng người”, vì vậy Việt Nam truy vết và khoanh vùng rất tốt, quản lý và kiểm soát rất chi tiết. Quản lý phải chi tiết, chứ không phải là quản lý vụn vặt.

Vì vậy các doanh nghiệp hãy “Đi từng bộ phận, gõ từng quá trình, rà từng bước hoạt động”, để tìm ra 8 con virus lãng phí, từ đó cắt giảm giảm lãng phí, tối ưu hóa chi phí, sợ gì mà không vượt qua được mùa dịch này.

Ví dụ một Viện Dưỡng lão của tư nhân tại Củ Chi, đã cải tiến cắt giảm các lãng phí về sử dụng nguyên vật liêu, vật tư, đặc biệt loại bỏ việc uống thuốc nhầm của hơn 300 cụ ( mỗi cụ thuốc khác nhau, mỗi lần uống cũng khác nhau). Giúp nâng cao và duy trì thể trạng các cụ, đặc biệt giảm chi phí rất lớn. Qua đó cũng hỗ trợ đến 15% hoàn cảnh gia đình gặp khó khăn về kinh phí nuôi dưỡng bố mẹ thời Covid. Thậm chí có nhà neo đơn, con đang ở khu cách ly, không có tiền nộp phí cho Viện, vì nhân đạo viện cũng phải hỗ trợ.

Một công ty may mặc thời trang thể thao nhỏ (40 công nhân viên), cắt giảm chi phí đến 500 triệu, giúp họ chịu đựng vượt khó khăn lúc này.

Như vậy, ban cải tiến cần phải đi xuống hiện trường và thực hiện cải tiến đúng nguyên tắc “Đi từng bộ phận, gõ từng quá trình, rà từng bước hoạt động”, để tìm ra 8 con virus lãng phí và diệt triệt để.